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Il ruolo di Wedding Designer, Wedding Planner, Wedding Coordinator e Wedding Producer

Per gli sposi è importantissimo, visti i cambiamenti veloci di mercato e l’enorme offerta del settore, capire quale sia esattamente la differenza tra un Wedding planner, un Wedding Designer, un Wedding Coordinator e un Wedding Producer come me. Provo aiutandomi con articoli e blog scritti anche da altri colleghi e con l’aiuto di testate famose. Dividerò questo mio lungo e sfaccettato articolo, long grid, in quattro capitoli. Spesso mi viene chiesto da amici e sposi “Qual è la differenza tra un wedding coordinator e un wedding planner?” o “Cosa fa un Event Designer?” Così ho pensato di provare ad approfondire questa distinzione in un mondo, quello del wedding ed eventi, in continuo cambiamento.

Wedding Designer (Wedding Stylist o Wedding Architect)

Il ruolo di un Wedding o Event Designer è puramente estetico, creativo e non include cose come la negoziazione di un contratto. La nostra agenzia, per esempio, è specializzata anche nella progettazione e consulenza su tutto quello che riguarda la sfera progettuale ed estetica: dalle planimetrie e dalla progettazione dell’illuminazione ai fiori, ai mobili, alla biancheria e all’abbigliamento di ospiti e staff. Aiutiamo i nostri clienti a realizzare un evento armonioso e coerente nei colori, elegante e sofisticato, anche quando è “semplice”. La capacità di progettare un evento e creare un’atmosfera è un talento unico e raro, la vera differenza la fa saper concettualizzare l’intero evento e trasformare veramente uno spazio per farlo diventare la scenografia richiesta.

Compiti del Designer

  • Durata: fino a 40 ore. Gli stranieri contano le ore, noi in Italia ragioniamo più sui tempi, un designer si può assumere per la fase iniziale, per cui un mese prima di passare al Wedding Planner che proseguirà con la pianificazione.
  • Crea il concetto di design dell’evento.
  • Fornisce una guida per la palette dei colori.
  • Supervisiona il budget per l’arredamento e i fornitori (fiorista, noleggio arredi, illuminazione, coordinamento generale della immagine).
  • Scelta dei fornitori per gli articoli scelti per l’allestimento ed eventuali attrezzature speciali.
  • Partecipare a una visita del sito, identificare potenziali problemi e ideare un primo progetto.
  • Creare planimetrie dettagliate.
  • Assicurare che tutti gli elementi d’arredo siano presenti in loco al matrimonio.

Assumere un Wedding Designer se…

  • L’allestimento è l’elemento più importante del matrimonio o del vostro evento.
  • Avete fiducia nelle vostre capacità organizzative e logistiche, ma mancano le vostre capacità creative.
  • Stai cercando di realizzare un tema molto specifico o avete un milione di idee per il matrimonio che non riuscite a restringere.

Wedding Planner

Cosa fa un Wedding Planner o un Event Planner? I Planners si occupano della logistica, dal contatto col fornitore alla negoziazione del contratto fino al giorno dell’evento con la fornitura del servizio. Un Wedding Planner rende tutto più fluido e senza intoppi, tiene sempre sott’occhio il tuo budget e si occupa della logistica. Questa è un’abilità che molti possono imparare, ma solo i migliori Wedding ed Event Planner hanno gli anni di esperienza e le credenziali che possono fare la differenza. Alcuni Wedding ed Event Planner forniscono anche servizi di design o di styling, come la nostra Agenzia, aiutandovi anche con tutta la parte creativa, mentre altri scelgono di lasciare questi dettagli a un designer, il che significa che dovrete assumere due professionisti per creare il giorno che avete sognato. Un consiglio: assicuratevi di chiarire in anticipo se il vostro progettista offre anche i servizi di design.

Compiti del Wedding Planner

  • 250/300 ore di lavoro. Gli stranieri contano le ore, noi in Italia ragioniamo più sui tempi, ovvero dalla firma del contratto alla consegna dell’evento.
  • Fornisce le referenze dei fornitori e negozia i contratti; programma e partecipa a tutte le riunioni coi fornitori.
  • Crea il planning e le timeline di lavoro e le planimetrie dettagliate per l’esecuzione dell’allestimento.
  • Aiuta a determinare e gestire il budget.
  • Partecipa a tutti i sopralluoghi del sito e alle prove menù.
  • Si occupa di organizzare delle riunioni di coordinamento e segue tutti i dettagli esecutivi e della progettazione.
  • Coordina la prenotazione delle camere d’albergo e i trasporti.
  • Gestisce tutte le prove per la cena e galateo per la cerimonia.
  • Supervisiona tutto il giorno del matrimonio (si assicura che tutti rispettino i tempi stabiliti, gestisce gli imprevisti, i venditori).

Assumere un Wedding Planner se…

  • Avete il budget necessario.
  • Volete il minor stress possibile per il matrimonio.
  • Non avete tempo libero a causa di un lavoro impegnativo.
  • Non sapete da dove cominciare a pianificare e le vostre capacità organizzative non sono delle migliori.
  • Avete un periodo di tempo molto breve per la pianificazione.
  • State organizzando un matrimonio in un altro paese e/o un fine settimana di evento sviluppato su più giorni.
  • Ospitate il vostro matrimonio in uno spazio insolito.

Wedding Coordinator

Un Wedding Coordinator è focalizzato sulla logistica, come un Wedding Planner, ma con una tempistica più breve rispetto a un pianificatore. Di solito iniziano ad aiutarvi a preparare l’evento al massimo un mese prima del matrimonio e fungono da punto di riferimento il giorno del matrimonio. Confermeranno i contratti con i fornitori e creeranno una linea temporale per il giorno del matrimonio, oltre ad assicurarsi che cose come i pagamenti e il conteggio degli invitati siano in ordine, ma non saranno coinvolti nelle fasi di pianificazione precedenti o nel tenere traccia del vostro budget. I coordinatori si assicurano che tutto ciò che avete fatto fino al momento in cui prendete il comando sia in ordine, non si dimentichi nulla e vi permette di godervi il giorno del matrimonio.

Doveri del Wedding Coordinator

  • Si colloca in circa 25 ore (come sopra, in Italia ragioniamo a contratto).
  • Si incontra con voi da quattro a otto settimane prima del matrimonio per capire cosa avete pianificato finora.
  • Verifica con i vostri fornitori per rivedere i contratti firmati e confermare la logistica.
  • Crea linee temporali e planimetrie dettagliate.
  • Completa la visita finale dei luoghi della cerimonia e del ricevimento.
  • Si occupa di tutti i dettagli trascurati.
  • Gestisce le prove cerimonia, musica.
  • Supervisiona tutto il giorno del matrimonio.

Assumere un coordinatore di matrimoni se…

  • Volete avere un ruolo attivo nella pianificazione del vostro matrimonio, ma vorreste che qualcuno si occupasse dei dettagli dell’ultimo minuto.
  • Siete estremamente organizzati e orientati ai dettagli.
  • Non avete il budget per un wedding planner a servizio completo.
  • Non volete chiedere a un’amica di occuparsene perché volete che si goda la festa.
  • Non volete che le “mamme” riorganizzino il vostro lavoro di un anno.

Alcune elementi chiave da tenere a mente

  • Prenotate prima del tempo. Sia che stiate assumendo un Wedding Planner, un Wedding Designer o un Wedding Coordinator, è meglio assicurarli non appena si decide la data del matrimonio, anche se non vengono coinvolti fino al mese precedente. Questa tattica può anche aiutarvi ad ottenere il massimo risparmio.
  • Considerate il costo. In linea generale, il compenso per la consulenza di planning e design di un evento si aggira intorno al il 15-20% sul costo totale del budget, qui, in Italia, tra il 10 e il 15%, a seconda dell’esperienza del Wedding Planner. Un Wedding Producer generalmente costa come minimo il 20/25% sul budget, rispetto al servizio completo di un Wedding Planner (per esempio: se il pacchetto totale è di 10.000 euro, la fee da pagare sarà 2.000/2.500 euro).
  • Se scegliete di non assumere nessun professionista del settore, mettete comunque qualcuno a capo delle attività del giorno dell’evento. Qualcuno – non voi gli sposi- deve assicurarsi che il giorno del matrimonio si svolga tutto senza intoppi, e che tutto ciò che avete pianificato venga eseguito correttamente. Ma cosa succede se un Wedding Planner professionista non rientra nel vostro budget? La maggior parte dei coordinatori dei locali e dei responsabili del catering sono felici di occuparsi della logistica di base in loco e di semplici allestimenti – come sistemare i menù sul tavolo, ma è pur vero che lavorano per qualcun’altro, non voi, (nel senso che si assicurano che il cibo sia servito in tempo, non che il DJ stia suonando le canzoni giuste o che ci siano abbastanza penne per il libro degli ospiti). L’opzione migliore è quella di chiedere a un amico responsabile e fidato di occuparsi di alcuni compiti.

Ho cercato di essere esaustiva e approfondire al meglio l’argomento spiegando le differenze tra i ruoli dei vari professionisti del settore wedding ed eventi, ma se vi rimane qualche dubbio o una domanda non esitate di contattarmi. Un Wedding Producer può rispondere qualsiasi domanda.

Restiamo in contatto

La cultura, la storia e le tradizioni del luogo dove si svolgerà il matrimonio sono il punto di partenza per la creazione della visione sull’evento stesso. Caterina Lostia Wedding & Event Producer si lascia ispirare dalla cultura del posto, senza snaturarla o prevaricarla.